L’importance de la prise de notes lors de la lecture d’un dossier….

La durée limitée des épreuves écrites de concours, note de synthèse ou cas pratiques, impose une gestion du temps extrêmement rigoureuse. Exploiter correctement le dossier suppose une lecture rapide et exhaustive, et surtout une prise de notes efficace.

Quelques suggestions de méthode et des erreurs à éviter

1- qu’est ce qu’on vous demande ?

1-1 pourquoi une note de synthèse ou un cas pratique avec questions ?

Cette épreuve se rapproche de la réalité du terrain: votre responsable n’a pas le temps de lire et exploiter un dossier pour répondre à une problématique précise. Il vous confie ledit dossier et vous demande de faire ce travail à sa place.

Qu’est ce que cela signifie ?

• Le destinataire de la note ou de la réponse n’est pas supposé connaître le dossier
• Il ne doit donc pas avoir besoin de se reporter aux documents pour avoir tous les éléments importants en sa possession
• Votre réponse doit être claire, complète, lisible, et synthétique (sinon, le destinataire aurait plus intérêt à lire le dossier lui-même !)

1-2 quelle est précisément la commande ?

Vous ne pouvez pas commencer la lecture du dossier et la prise de notes avant même de savoir ce que vous cherchez. Etre focalisé sur ce que vous cherchez va vous faire gagner du temps, dans la lecture comme la prise de notes.

ANALYSER PRECISEMENT CE QUI VOUS EST DEMANDE EST FONDAMENTAL !

Une grande partie de la note finale se joue exactement à ce stade….Vous devez absolument comprendre dès le début ce que vous demande le jury. J’ai conçu beaucoup de sujets de concours : chaque mot de l’énoncé du sujet est soigneusement choisi pour qu’il n’y ait aucune ambiguïté pour les candidats sur ce qui leur est demandé, et les sujets sont testés pour valider la compréhension. Donc prenez le temps de bien analyser la commande ! Impossible de faire un hors sujet lorsqu’on prend le temps d’analyser les consignes…

NB : différence importante entre note de synthèse et cas pratiques par rapport à ce qui est demandé

• Dans l’épreuve de note de synthèse, on vous demande de restituer les idées essentielles d’un dossier comprenant plusieurs documents autour d’un même sujet. Ce sujet est plus ou moins vaste : il s’inscrit dans un contexte spatio-temporel, il va en général balayer des enjeux, des causes, des conséquences.. Il peut également évoquer des perspectives, des risques ou autre.. Il faudra donc construire le devoir autour de la problématique dégagée, avec un plan logique permettant de reprendre toutes les idées importantes du dossier (A noter que plusieurs concours, dont celui d’inspecteur à la DGFIP, rajoutent un deuxième devoir à cette note de synthèse, visant à répondre plus précisément à une question spécifique, en s’appuyant sur la base documentaire fournie)

• Dans une épreuve de cas pratique, vous avez moins de latitude car la commande est souvent plus précise. Soit vous aurez des questions dont les réponses se trouveront dans le dossier. Soit on vous demandera de répondre à une situation dans un contexte précis, en général en formulant des  des propositions. 

2 – lecture du dossier et prise de note en pratique

2-1 choisir un ordre de lecture et adapter sa vitesse de lecture

• Lire le sommaire, c’est important ? oui et non…

Oui, 2 à 3 minutes maximum pour comprendre l’organisation et le contenu du dossier, et repérer immédiatement les documents importants, les mots-clés qui sont souvent dans les titres…

Non si vous y consacrez trop de temps: certains vous suggéreront de bien étudier les dates, les auteurs etc…. PAS D’ACCORD DU TOUT. Vous n’avez pas le temps dans ce type d’épreuve ! Le sommaire est un repère, c’est tout, ne vous y attardez pas plus que nécessaire.

• Est-ce qu’il faut tout lire ?

oui, si le dossier fait maximum 30 pages, mais en adaptant votre vitesse de lecture: un article de journal doit se lire bien plus vite qu’un texte extrait d’une revue plus spécialisée par exemple. Si le dossier fait 50 ou 60 pages, vous devrez balayer rapidement certains documents ou tableaux: rappelez vous que vous savez ce que vous cherchez, votre lecture est tournée vers ce but et doit vous amener sur les documents essentiels

• est-ce que je dois lire le dossier dans l’ordre ?

Pas forcément, je préfère repérer les documents « de fond », plus denses et plus complexes en général que les articles de journaux par exemple. Pourquoi ? parce que l’humain recherche naturellement la facilité, et on est souvent tenté de travailler d’abord les documents « faciles », parce qu’on les comprend mieux. Il faut au contraire vous attacher à bien comprendre les textes les plus essentiels, même s’ils vous semblent parfois difficiles à lire : ce sont eux qui contiennent les informations essentielles du dossier

une remarque sur les documents « juridiques » (loi, règlement, décret, arrêté, circulaire). Ils sont importants, mais contiennent souvent des considérations diverses qui vont parasiter votre lecture. Laissez-les de côté dans un premier temps. Cherchez un autre article de fond sur les mêmes idées et traitez le d’abord.

2-2 organiser sa prise de notes

Pendant votre lecture, gardez bien à l’esprit que vous n’aurez pas le temps de revenir une deuxième  fois sur les documents (enfin si vous adoptez la méthode que je vous propose). Donc vous devez lire vite mais attentivement, et organiser en même temps la prise de notes. 

Il y a plusieurs méthodes pour gérer sa prise de notes. Je vous livre la mienne, qui a aidé des centaines de candidats, mais c’est à vous de vous approprier celle qui vous convient. Et bien sûr de la tester plusieurs fois avant le jour J pour bien la maîtriser (et quand une méthode ne fonctionne pas pour vous, essayez en une autre, testez..)

Pour les adeptes du surlignage des textes et des notes en marge, attention : il faut être vraiment rapide et très organisé pour adopter ce genre de méthode (et avoir une bonne mémoire!). J’ai vu trop de candidats se perdre dans les allers-retours entre leurs notes et le dossier, passer une bonne partie du temps à « jongler » avec les papiers sur leur table, et finir par s’énerver car la structure du plan n’apparaît pas, et que l’heure tourne. Or dans ce type d’épreuve, la gestion du temps est cruciale.

De plus, revenir régulièrement aux textes génère souvent de la paraphrase que les correcteurs repèrent immédiatement…

Ma méthode

rappel : je commence par les documents importants, qui vont présenter les principales idées.

Chaque fois que je rencontre une nouvelle idée, je la note EN LA REFORMULANT IMMEDIATEMENT, en laissant de la place dessous pour y rattacher des idées similaires ou complémentaires découvertes dans la suite de la lecture. J’essaye de répartir ces idées sur 3 à 4 pages maximum pour éviter de me perdre ensuite dans la gestion de trop de feuilles.

NB: Si le plan est donné, j’inscris l’intitulé de chaque partie en haut de feuilles séparées (si ce sont des questions, je reporte une question par feuille)

Pourquoi reformuler dès la prise de note ? 

C’est certes un peu plus long que de recopier les phrases des textes, mais cette méthode a des avantages indéniables :

• prendre le temps de traduire l’idée avec mes mots me garantit une bonne compréhension du texte
• cela me rend plus lisible car ce qui se comprend bien s’énonce clairement
• c’est le meilleur moyen pour éviter la paraphrase, très pénalisée par les jurys

remarque sur les documents juridiques : vous devez reprendre le vocabulaire de ces documents, car le langage juridique est précis (on ne vous reprochera pas la paraphrase dans ce cas)

Lorsque j’ai terminé la lecture du dossier, j’ai 4 à 5 pages de notes, regroupées par blocs d’idées importantes. Ranger les idées pour faire apparaître un plan détaillé devient très simple et rapide. Et comme j’ai fait l’effort de reformuler, je gagnerai aussi beaucoup de temps lors de la rédaction finale de mon devoir

3 – Comment savoir ce que je dois reprendre dans mon devoir ?

Bonne question, c’est en effet la capacité principale que le jury va rechercher chez les candidats à l’écrit.

– des documents d’importance inégale  

vous pouvez trouver des textes juridiques, des articles d’analyse de fond, des articles de journaux, des graphiques, des tableaux, des résumés d’actions publiques en cours ou déjà réalisées etc etc… Dans les concours de la fonction publique, il n’y a pas de document piège (inutile ou hors sujet). Chaque document doit être utilisé, même ceux qui semblent anecdotiques (vous pouvez y trouver une donnée chiffrée notable, une illustration concrète d’une idée importante, ou autre)

Astuce : lorsqu’une idée reste un peu « en marge » après la construction de votre devoir, restituez la en conclusion . Une conclusion est rarement utile dans ce type d’épreuve, surtout si elle se borne à répéter les deux parties du la note de synthèse par exemple. Mais elle peut servir à « caser » une idée un peu en marge ou connexe qu’on a du mal à intégrer logiquement dans le devoir.

Je le redis: la plupart des idées importantes sont quasiment toutes dans les articles d’analyse de fond, les autres venant souvent compléter ou illustrer ces idées essentielles

attention : ce n’est pas parce qu’une idée est reprise plusieurs fois dans des textes différents que c’est l’information majeure du sujet ! parfois oui, mais pas toujours…

• l’importance des titres pour vous guider sur ce que vous allez trouver dans le texte. Les débuts de paragraphes donnent souvent les idées essentielles (rappelez vous vos cours de dissertation : une idée, une explication, une illustration, et on passe au paragraphe suivant. La plupart des textes bien écrits respectent cette construction!)
• vous devez restituer l’idée, et ce qui permet de l’expliquer : pas tous les exemples qui vont l’illustrer, les séries de chiffres et autres éléments de détail qui n’ont pas la place dans votre copie. Autrement dit, vous cherchez la surprise dans la pochette, et uniquement la surprise: pas le joli emballage, les rubans et autres fioritures qui entoure la surprise en question!

– Que faire d’un texte qui liste de nombreux éléments ? (critères d’éligibilité à une aide publique, ou longue liste de mesures d’une politique publique par exemple..) ? Vous ne pourrez évidemment pas lister tous ces éléments dans votre devoir : soit vous citez les plus importants, soit vous les regroupez (de façon logique, par thème ou autre) en citant quelques exemples. Et vous précisez le caractère non exhaustif de votre liste.

• est-ce qu’il faut citer les documents et les sources ? Non, sauf exception. Par exemple, si une politique publique fait débat et que la position de différents acteurs est évoquée, vous devrez indiquer la source de l’idée que vous restituer (mais surtout sans rentrer dans le débat, vous devez rester neutre dans tous les cas)

4 – Comment bâtir son plan ?

Assurez vous déjà que vous respectez les consignes données: dans certains cas, les deux grandes parties du plan figurent dans l’énoncé. Inutile de chercher l’originalité, reprenez la structure suggérée.

Si vous avez organisé votre prise de notes comme conseillé, vous devez avoir des blocs d’idées cohérents, qu’il vous suffit d’intégrer de façon  logique dans vos deux parties. Classez ces idées pour dégager la problématique et définir le plan : le regroupement des thèmes principaux et leur articulation entre eux doit constituer un raisonnement logique 

• suivre une démarche logique dans votre argumentation

Suivre votre raisonnement doit être facile pour le correcteur. Trop de copies sont des « collages » de résumés qui s’enchaînent sans véritable logique, ce qui donne un aspect très décousu au devoir !

• savoir hiérarchiser les parties du plan :  » démarches  » avant  » outil  » ;  » enjeux  » avant « démarches  » etc… la logique avant tout !

• Toutes les phrases doivent être rédigées (ne pas utiliser de tirets ou d’énumérations); le correcteur doit pouvoir apprécier vos qualités rédactionnelles.

• Attention de respecter la neutralité demandée : reformuler ne veut pas dire donner son avis ou prendre parti si le sujet fait débat

• Vérifiez enfin que parties et sous-parties de votre plan sont à peu près équilibrées : un bon plan détaillé vous facilitera la rédaction.

Avant de rédiger, rédigez votre introduction au brouillon (l’introduction est le premier contact du correcteur avec votre copie, elle doit être soignée ! )

Pour finir….

• C’est une épreuve professionnelle, pas une dissertation faisant appel à des connaissances personnelles. Servez vous du dossier, exploitez bien tous les documents
• On attend de vous des réponses et éléments précis, essentiels, pas des discours et des considérations générales. Vous devez répondre précisément et clairement aux problématiques et questions posées.
• Evitez les introductions racoleuses et les introductions « fleuve » d’une page. Fuyez les expressions accrocheuses qui vont agacer le correcteur (vous n’êtes pas un journaliste qui doit vendre son papier!).
• Une partie non négligeable de la note est attribuée à la qualité de l’expression, de l’orthographe : apporter du soin à sa copie est aussi une preuve de respect pour le correcteur qui va devoir la lire. Plus elle sera lisible, claire et agréable à lire, plus le correcteur aura tendance à la valoriser

L’exploitation d’un dossier ne s’improvise pas, et demande de maîtriser plusieurs compétences  alors entraînez-vous bien en amont des concours que vous visez…!